いつも当館にご宿泊頂きまして誠に有難うございます。ご滞在中におきましては、私共のスタッフの対応の不手際によりご迷惑をお掛けしました事を深くお詫び申し上げます。大変申し訳ございませんでした。担当者・関連部署に確認をしていた為、ご返信が遅れました事も重ねてお詫び申し上げます。
まず、ご滞在中にチェックアウトのご連絡をしてしまった件でございますが、対応したフロントスタッフの確認不足が原因でお客様にご連絡をしてしまったようです。大変申し訳ございませんでした。また、滞在中の清掃を１３時からでご依頼いただいてたにも関わらず、１２時頃に清掃係が入室してしまった件でございますが、フロントスタッフはお客様との連絡の後すぐに客室清掃係に伝えておったようでございますが、客室清掃のスタッフの中での伝達が上手くいっていなかった為、お客様がご不在のタイミングで清掃に入ってしまっていたようでございます。今回は連絡の際お客様がお休み中でなかった事や、貴重品も大丈夫だったとの事ですが、このようなミスが重大な事故に繋がる恐れもあると思います。スタッフ全員で真摯に受け止め、再発防止に努めて参ります。ご出発時の対応につきましても、女性スタッフは誤って出発の連絡をしてしまった事も知っていたようでございます。しかし冷静な対応ができずに滞在中にご出発の連絡をしてしまった件をお詫びする事ができなかったようです。
お客様の仰る通り、その時当事者もカウンターに立っており、チェックアウトのお手続き中に気付いたようでございます。その時に改めてきっちりとお詫びをするべきだったと本人も猛省しておりますので、何卒ご容赦いただきますようお願い申し上げます。今後は同様の事が起こらないように、より確実な業務を心掛け、情報共有を徹底して参りたいと思います。フロントスタッフの対応につきましては、忙しくても確実に常務を行うよう、周知徹底し、客室清掃につきましても、今一度スタッフ間の情報伝達の方法を見直す機会になりましたので、直ちに改善するように対応させて頂いております。
お客様にはいつもご利用頂いておりますのに、この様な事が起こってしまい大変申し訳なく思っております。今回の件に懲りませず、またお越し頂いて挽回のチャンスを頂ければ幸いでございます。大変申し訳ございませんでした。

宿泊部　フロント課　
課長　米田　秀哉