この度は当ホテルにご宿泊を頂戴し、誠にありがとうございます。
折角、数あるホテルの中から当館をお選び頂きましたにも関わらず、ご期待を裏切り、大変なご迷惑をおかけしてしまいましたこと、深くお詫び申し上げます。
ご指摘の件につきまして状況確認を致しましたが、お客様のご予約がキャンセルになっていたのは完全に当方のミスであることが分かりました。予約の変更の処理を行った際に、誤ってキャンセル処理をかけてしまったものであります。弁解の余地のない失態であったと存じます。誠に申し訳ございません。
こんなホテルは二度と利用しないとおっしゃいますことも当然であると受け止めております。
こちらの処理を誤ったスタッフには、入念に予約処理方法を再指導し、ケース別にどのように扱うのかを改めて打ち合わせ致しました。
スタッフ一同深く反省しております。
当たり前のことですが、このようなミスの再発防止に全力を挙げて参ります。何卒、ご寛恕賜りますよう伏してお願い申し上げます。
支配人代理　渡邊