この度は当ホテルをお選びいただいたにも関わらず、スタッフの対応に不手際があり、大変ご不快な思いをさせてしまい誠に申し訳ございませんでした。

お客様のおっしゃる通り、事前にお手続きを済ませていただいたにも関わらず、ご来館の際にそのような対応となってしまったことはこちらの確認不足から生じたことであり、弁解の余地もございません。
お客様の立場に立ってみると、この上なく不快な事例であり、当ホテルに対して不信感を持たれてしまうのは至極当然のことであると猛省しております。

当該スタッフはもちろんのこと、全スタッフへ今回の事例を周知し、チェックインの際にはお客様の情報を十分確認するよう指導し、二度とこのようなことが起こらないよう、再発防止に努めてまいります。

この度はお忙しい中、当ホテルに対してご意見、ご指摘を頂戴し誠にありがとうございます。
お客様のご指摘を真摯に受け止め、少しでもサービスの改善が行えるように取り組んでまいります。