この度は当館をご利用いただきまして誠にありがとうございました。

ご指摘を頂戴しました件早速調査確認いたしました。
今回お客様のご予約そのものは“喫煙シングルスタンダード”で頂いておりましたが、お名前の後に“きんえん”という入力と備考欄に“禁煙の部屋をお願いします”という入力がございました。
このような場合、禁煙のお部屋がお取りできれば、予約をこちらで変更しましてご用意いたしますが、満室の場合『消臭換気』という対応をさせていただき、ご案内する運びとなっております。
今回は後者の対応をとらせていただきましたが、いずれにせよお客様に対して予約を頂戴した段階もしくはご到着の段階でのご説明をしておらず、甚だ配慮に欠けておりました。
加えてお話を頂いた段階での対応も『出来る限りお客様のご希望に近い形でのご提供』というサービスの原則から逸脱したお粗末な対応でございます。
更には『スタッフ間でのお客様情報の共有』という当館が最も重要視している項目もまるで実行されておりませんでした。
お客様におかれましては、大変な憤りをお感じになれたかと存じます。従業員一同に成り代わりまして深くお詫び申し上げます。申し訳ございませんでした。
今回の対応をしたスタッフは言うに及ばず、従業員全体にお客様意識見直しと当館の基本理念を早急に再教育させていただきます。
お腹立ちのところ、失礼かつ勝手な物言いかとは存じますが、お客様におかれましては是非とも今一度ご利用頂き、今回の失態を取り戻す機会を頂戴させていただく事を只々お願い申し上げます。

大変な失礼をいたしましたこと今一度お詫びさせていただきます。
誠に申し訳ございませんでした。

フロント　園田