この度は数ある施設の中から当館をお選びいただきご予約をしてくださったのに、お部屋の提供ができずご迷惑をおかけしてしまい、心よりお詫び申し上げます。
　禁煙室にてご予約いただいたのは間違いございません。しかし、人為的ミスにより喫煙室にて予約の登録を行っており、事前に予約の確認をしているのですがその確認も抜けてしまい、当日の最終準備の時点で判明し、このような事態になりました。
　ご指摘の通り、現状、予約管理作業は自動登録ではないことからダブルチェックに努めております、しかしながら今回は恥ずかしいことにそれがすべてスルーしてしまい、お客様に大変失礼なお詫びをすることになり、本当に申し訳ございませんでした。
　この日はお盆に入る土曜日で、周辺の宿泊施設はどこも満室で、代わりの施設をお探しになるのも大変だったことと思います。本来ならばわたくしどもで代案の施設を探さなければならいところ、お客様へご負担をかけてしまい重ね重ねお詫び申し上げます。
　今回のミスにつきましては、人為的なものでございます。予約受付方法の変更は今後の課題のといたします。全スタッフにて共有し、改めて徹底した予約管理に努めてまいります。
　小田原から離れた場所でのご宿泊となりご足労・ご心労をおかけしたにも関わらず、お客様の寛大なお気持ちを察し、感謝してもしきれません。
　せっかく楽しみにされていた小田原へのご宿泊が台無しになり、ここに改めて心からお詫びいたします。本当に申し訳ございませんでした。