この度は数あるホテルの中から当ホテルをお選びいただいたにも関わらず、空調の不具合でご迷惑をお掛けし、またスタッフの不十分な対応により不愉快な思いをお掛けしましたこと、心よりお詫び申し上げます。

ご迷惑をおかけした18日については、料金を半額にさせて頂いておりましたが、こちらのミスにより、ご返金手続きができておらず、大変申し訳ございませんでした。
ご連絡が付き次第、対応させていただきたく存じております。お手数をお掛けいたしますが、どうかお電話に応答いただくか、メールにてご返信いただければ幸いです。

おっしゃるとおり、想定外の出来事だったとはいえ、お客様への対応も不十分でご迷惑をおかけし、お詫びする言葉も見つかりません。

このようなことは今後あってはならない事ですが、そういった場合も想定し、スタッフ全員で再度ご案内のやり方、お客様への対応を考えて参ります。

この度は本当に申し訳ございませんでした。